目次
はじめに
初めまして、スタジオバズリにお越しいただきありがとうございます。
ここでは、仕事ができない僕だからこそ、皆様に伝えられること、体験したこと。その他日常で少しでも楽しいと思えることを書いていきます。
とにかく問題児だった(今もですが)僕が、新入社員の時にちゃんと知っておけば良かったことを色々と書いていきます。多すぎるので、複数回に分けて書きます。
「ビジネスマナー講師やキレキレの優秀な方々」ではなく、上司や先輩に叱られまくってきた僕自身の体験を通してこれから新社会人になる方や、後輩・部下を迎える方に、お届けします。
大事なこと
ここに書いてあることがすべて正解というわけではありません。
僕自身の経験をもとに書いていますし、色々な考え方があっていいと思います。
ふーん、こんな考えもあるんだな。と思っていただけたらそれで十分です。
今回は「仕事に追われない」というテーマで考えてみます。
仕事に追われない
社会人2年目の時、完全に一人で担当のお取引様に行くようになりました。
たいした仕事はないのに、いつも「仕事に追われていました」。
気が付くと締切の近い事務処理がたまっていき…それをこなすので毎日必死。
お取引様との会議で必要な資料も大慌てで作る…
そんなことで信頼を得られるわけがないですね。
ある日、いつものようにバタバタしながら資料を作っていました。
「よし、あと3分で印刷して車に乗ればギリギリ間に合う！」
その時目の前に座っている教育担当の先輩から声をかけられました。
先輩：「おい、今日の会議で言ってたあの書類、いつ提出するんだ？」
僕：「あっ、はい、えーと今日出します」
先輩：「今日の何時だ」
僕：「帰社してからなので、18:00くらいです」
先輩：「遅い、ダメだ！今出せ！」
僕：「いや、でも、もももも、もう出ないと間に合わないです…」
先輩：「ダメだ、今出せ、先方には遅れると連絡しろ」
僕：「はい…」
先輩：「お前はいつも3分でできる仕事を後に後に回す、面倒くさいからとか、やりたくないからとかいう理由で。いいか、この仕事には待っている人がいるんだ、その人達が今日やりたいと思ってもお前の都合で18:00まで待たせるのか？残業代を払えるのか？今できることを後伸ばしにするから後でバタバタと程度の低いものしか出せないんだ、くだらない仕事がたまっていくんだ。アポにちゃんと行きたかったら、しっかり仕事やってから行け！」
その日はアポを遅らせていただきました。そしてその日出さないといけない書類を出してから行きました。
では、何が仕事に追われないために必要なのでしょうか。
優先順位をつける
はいはい、出ました出ました。耳タコだぜ。と思った方、当然です。
何度も言われてますよね。
僕は、本当にこれが苦手でした。
あまりに苦手で片っ端から本を読んだのですが、だいたい書いてあるのが、
・重要度の高いもの
・緊急度の高いもの
に分け…
と書いてあります。その緊急度や重要度が分からねーから困ってるんだ！と本を投げたこともあります。
そこで、まだ優先順位をつけるのが苦手な方に、僕自身が体験してうまくいった方法をお伝えします。もちろん、できるようになったら上記の分類分けをしてくださいね。
・すぐ完了する仕事か、時間のかかる仕事か
⇒10分とかでできる仕事なら、その場でしてしまった方がいいです。後に回しても結局やることに変わらないので、すぐに片づけてください。
・締め切りのある仕事か、締め切りはないけど早めがいいと言われている仕事か
⇒早めがいいと言われている場合は、相手の予想より早ければいい意味で期待を裏切れます。先にしてしまいましょう。締切があるものはカレンダーや手帳にガッツリ書いて、その日の２日前とかには出せるようにします。そのために、この仕事がどれくらいの時間がかかりそうかを判断する必要があります。
・時間のかかり具合が分からない仕事はざっと全体を見て、これくらいかなと思ったら人に聞く
⇒周りに聞いてしまいましょう。先輩方の経験をそのまま利用するのです。これくらいだと思うんですけど、と自身の考えも入れてくださいね。
これだけ。
そのうち仕事が分かってくると、優先順位の判断もつきやすくなります。分からないうちはこんな感じでやってみてください。優先順位をつけるのに時間ばかりかかっても意味がないので。
時間に余裕を持つ
事務関係の書類も月末ではなく月初にすべて片付けるようになってから、お取引様の所に行く際に時間にも心にも余裕が出ました。余裕があると先回りした考えができるから、
「あ、たぶんこれも聞かれるから準備しておこう」とかできます。
出発も渋滞等を予想して早めに出られますから、先方にも10分前に着きます。
車の中で今日の流れをさっとシミュレーションしてから入ることができます。
暗記できるものは暗記せよ
例えば営業の方であれば、商品のこととか聞かれますよね。
僕は調べてわかるものは調べるか他部署(商品開発部等)にすぐ聞くことで時間を短縮していましたが、もう一つは、基本的な自社商品の規定等はすべて覚えていました。というよりそこまでが勉強不足過ぎました…
これをすると、お取引様から質問があったときに即答できます。即答できれば、調べる時間も減らせます。
でも、まずは優先順位と、時間を意識してみてください。これだけで仕事に追われることがかなり少なくなると思います。
皆様が仕事を少しでもワクワクできるようになると嬉しいです。
最後までお読みいただきありがとうございました。
